1、具有出入库领导功效
    档案管理人员能够按照智能领导(架体主动打开，语音提示，灯光闪耀)找到所查找的档案或档案应放还的正确地位。
2、具有档案盒的在位监测功效，使档案管理人员能够实时监控密集柜中的盒位状态。
    仓位感应器获取每个仓位的存放状态，北京办公椅，当档案盒放到仓位上后，遮挡红外感应器发光管，档案盒对发射光线产生反射现象，吸收管吸收到反射光线后断定出感应器处于遮挡状态，从而断定该仓位处于档案盒存放状态即满仓状态。同理，取走档案盒后，感应器不被遮挡，断定该仓位处于空仓状态。
3、实现档案盒的智能辨认功效
    当有档案盒被取出或放入盒位时，实时读取档案盒上的标签信息，获取此档案盒的相干信息。
4、主动感应机制
    仓位感应器获取每个仓位的存放状态，当档案盒放到仓位上后，遮挡红外感应器发光管，档案盒对发射光线产生反射现象，吸收管吸收到反射光线后断定出感应器处于遮挡状态，从而断定该仓位处于档案盒存放状态即满仓状态。同理，取走档案盒后，感应器不被遮挡，断定该仓位处于空仓状态。
5、毛病提示
    档案地位存取毛病提示：为了最大限度的避免人员操作失误误造成的档案存取毛病，设有档案存取毛病提示功效。RFID智能化档案管理系统利用效益：
    依附智能档案管理系统极大的进步了馆藏档案管理工作效率，不仅速度进步，更重要的是顺架的正确性也有了质的提升。通过馆藏盘点，不仅能控制正确的控制馆藏档案数量，更能控制档案类别和实时地位信息，实现手工顺架方法几乎不可能完成的任务。
    借助智能档案管理系统，通过对档案架及粘贴有RFID标签的档案材料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，档案架的架位信息与档案馆仓库架位散布图融合后，可以建立出详细的档案架散布地址数据模型图，为日常档案管理供给快捷的人机界面。
    智能档案管理系统的利用是RFID多项技巧的综合利用，利用智能档案架为查阅档案管理者供给方便，也为进步级案管理效率、减少档案馆管理成本供给了更加高效的道路。